Книга “Пиши сокращай” Максима Ильяхова и Людмилы Сарычевой для многих авторов стала настольной и здорово поспособствовала созданию хороших журналистских, рекламных и публицистических текстов. Почитать обзор Open The Book на нее можно здесь. А сегодня, рассказываем о новой книге уже знакомых авторов – “Новые правила деловой переписки”.
Книга напомнит о том, как важно излечиться от штампов, засоряющих текст. Ответит на вопрос: зачем уважать собеседника, если мы же даже не знакомы? И поможет вести деловую переписку спокойно, без мучительного подбора слов.
“Делать так, как удобно читателю. В деловой переписке есть принципиальные вещи: не перегружать информацией, раскладывать по полочкам, бережно относиться к имени получателя, не нарушать границы. Это базовая гигиена, обязательная для любой ситуации.”
Мы выделили из книги 15 важных правил деловой переписки, которые помогут при написании писем:
- Обращаться к получателю правильно: “Александр, здравствуйте!”
- Быть внимательней с именем.
- Представляться понятно. Например, не Alex, Александр.
- Указывать тему письма.
- Не забывать проверить прикрепленные вложения, если к они прилагаются к письму.
- Избавиться от небрежности. Не забывайте про знаки препинания и перед отправкой проверьте письмо на ошибки.
- Расставив ссылки в тексте, желательно прокомментировать, какая информация там находится.
- Обозначить читателю конкретный срок, если задача срочная. До пятого ноября или до субботы.
- Разделить на абзацы и пункты. Так будет прослеживаться структурность теста.
- Не злоупотреблять словечками: доброго времени суток!, коллеги!, народ!, девочки!, я вас услышал.
- Избегать фразы “заранее спасибо!”. Признак манипуляции и неуважения к чужим планам.
- Приносить извинения, лучше не просто так. Стоит извиниться, а после предложить решение ситуации, которая произошла.
- Не стоит писать важное письмо на эмоциях.
- Не пишите много сообщений о напоминании. Лучше поинтересоваться тем, как идет процесс и предложить свою помощь.
- Убрать из письма все лишнее: отправлено с IPhone или адрес офиса в подписи.
А также мы законспектировали советы, которые помогут составить письмо – ответ на вакансию таким образом, чтобы работодатель захотел вам перезвонить:
- Пункты. В вакансия обычно указывают навыки, которые ждут от работника. Поэтому, информация, которую вы предоставляете строго должна соответствовать запрашиваемым требованиям. Не стоит лить воду и рассказывать всю историю своей жизни.
- Доказательства. Отвечая на вакансию подтвердите предоставляемую информацию фактами: иллюстрации, видео-работы, документы.
- Технические требования. Если просят прислать документы в определенном формате – проверить формат.
- Удобство. Прежде чем отправлять письмо подумайте о читателе. Названия прикрепленных файлов должны быть понятны. Презентация, возможно, удобней, чем текстовый документ. Если просят определенный размер фотографии – проверить размер.
“Новые правила деловой переписки” пригодится всем, кому когда-либо предстоит это нелегкое занятие. Не откладывайте чтение. Прочитайте новую книгу Максима Ильяхова и Людмилы Сарычевой и забудьте о муках сочинительства.
