«Новые правила деловой переписки» М. Ильяхов, Л. Сарычева

Книга “Пиши сокращай” Максима Ильяхова и Людмилы Сарычевой для многих авторов стала настольной и здорово поспособствовала созданию хороших журналистских, рекламных и публицистических текстов. Почитать обзор Open The Book на нее можно здесь. А сегодня, рассказываем о новой книге уже знакомых авторов — “Новые правила деловой переписки”.

Книга напомнит о том, как важно излечиться от штампов, засоряющих текст. Ответит на вопрос: зачем уважать собеседника, если мы же даже не знакомы? И поможет вести деловую переписку спокойно, без мучительного подбора слов.

“Делать так, как удобно читателю. В деловой переписке есть принципиальные вещи: не перегружать информацией, раскладывать по полочкам, бережно относиться к имени получателя, не нарушать границы. Это базовая гигиена, обязательная для любой ситуации.”

Мы выделили из книги 15 важных правил деловой переписки, которые помогут при написании писем:

  1. Обращаться к получателю правильно: “Александр, здравствуйте!”
  2. Быть внимательней с именем.
  3. Представляться понятно. Например, не Alex, Александр.
  4. Указывать тему письма.
  5. Не забывать проверить прикрепленные вложения, если к они прилагаются к письму.
  6. Избавиться от небрежности. Не забывайте про знаки препинания и перед отправкой проверьте письмо на ошибки.
  7. Расставив ссылки в тексте, желательно прокомментировать, какая информация там находится.
  8. Обозначить читателю конкретный срок, если задача срочная. До пятого ноября или до субботы.
  9. Разделить на абзацы и пункты. Так будет прослеживаться структурность теста.
  10. Не злоупотреблять словечками: доброго времени суток!, коллеги!, народ!, девочки!, я вас услышал.
  11. Избегать фразы “заранее спасибо!”. Признак манипуляции и неуважения к чужим планам.
  12. Приносить извинения, лучше не просто так. Стоит извиниться, а после предложить решение ситуации, которая произошла.
  13. Не стоит писать важное письмо на эмоциях.
  14. Не пишите много сообщений о напоминании. Лучше поинтересоваться тем, как идет процесс и предложить свою помощь.
  15. Убрать из письма все лишнее: отправлено с IPhone или адрес офиса в подписи.

А также мы законспектировали советы, которые помогут составить письмо — ответ на вакансию таким образом, чтобы работодатель захотел вам перезвонить:

  1. Пункты. В вакансия обычно указывают навыки, которые ждут от работника. Поэтому, информация, которую вы предоставляете строго должна соответствовать запрашиваемым требованиям. Не стоит лить воду и рассказывать всю историю своей жизни.
  2. Доказательства. Отвечая на вакансию подтвердите предоставляемую информацию фактами: иллюстрации, видео-работы, документы.
  3. Технические требования. Если просят прислать документы в определенном формате — проверить формат.
  4. Удобство. Прежде чем отправлять письмо подумайте о читателе. Названия прикрепленных файлов должны быть понятны. Презентация, возможно, удобней, чем текстовый документ. Если просят определенный размер фотографии — проверить размер.

«Новые правила деловой переписки» пригодится всем, кому когда-либо предстоит это нелегкое занятие. Не откладывайте чтение. Прочитайте новую книгу Максима Ильяхова и Людмилы Сарычевой и забудьте о муках сочинительства.

 

Share this...
Share on VKShare on FacebookTweet about this on TwitterEmail this to someone

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *